Trong xây dựng, RFI (viết tắt của Request for Information - Yêu cầu Thông tin) là một văn bản hoặc quy trình chính thức dùng để hỏi làm rõ các chi tiết chưa đầy đủ, mâu thuẫn hoặc mơ hồ trong bản vẽ, thông số kỹ thuật, hợp đồng, hoặc các vấn đề phát sinh trong quá trình thi công. RFI giúp cải thiện giao tiếp giữa các bên (nhà thầu, kiến trúc sư, chủ đầu tư) và đảm bảo mọi người có cùng thông tin chính xác, tránh sai sót, chậm trễ và tranh chấp

Một số trường hợp điển hình sử dụng RFI trong xây dựng

Thông thường, yêu cầu thông tin RFI (Request for Information) trong xây dựng được dùng trong các trường hợp: 

• Làm rõ thiết kế: Yêu cầu các bên liên quan cung cấp thông tin thiết kế cụ thể nếu thông tin trong bản thiết kế ban đầu không rõ ràng hoặc có mâu thuẫn.Ví dụ: Bản vẽ không rõ về kích thước hoặc vị trí của một phần cấu kiện xây dựng, nhà thầu sẽ gửi RFI để yêu cầu kiến trúc sư hoặc chủ đầu tư giải thích thêm.
• Xác nhận thông tin về vật liệu: Khi có nhu cầu sử dụng các vật liệu hoặc thiết bị đặc thù mà thông tin về chúng chưa đầy đủ, nhà thầu cần gửi RFI để xác nhận các thông số kỹ thuật, nguồn cung ứng hoặc yêu cầu lắp đặt.Ví dụ: Nhà thầu cần sử dụng một loại thép đặc biệt nhưng chưa rõ về tiêu chuẩn kỹ thuật, họ sẽ gửi RFI để yêu cầu thông tin chi tiết từ nhà cung cấp hoặc kỹ sư dự án.
• Xác định các tiêu chuẩn xây dựng: Khi dự án yêu cầu tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc quy định xây dựng cụ thể mà nhà thầu chưa nắm rõ, RFI được sử dụng để yêu cầu hướng dẫn hoặc thông tin chi tiết.Ví dụ: Dự án xây dựng cần tuân thủ các tiêu chuẩn về cách âm trong các tòa nhà cao tầng, nhà thầu sẽ gửi RFI để yêu cầu bổ sung thông tin về các tiêu chuẩn cụ thể và phương pháp thi công phù hợp.
• Xác minh các điều khoản hợp đồng: Tài liệu hợp đồng có những phần chưa rõ ràng, mơ hồ hoặc thiếu chi tiết, lúc này nhà thầu cần gửi RFI để làm rõ yêu cầu của dự án

Quy trình 7 bước xử lý RFI trong xây dựng 

Quy trình RFI phức tạp và thường liên quan đến nhiều bên liên quan, bao gồm các nhà thầu phụ, nhà thầu chính, cố vấn, tư vấn giám sát, kiến ​​trúc sư, kỹ sư và khách hàng,… Trung bình, RFI nhận được phản hồi sau tám ngày hoặc mất nhiều thời gian hơn đối với các dự án xây dựng phức tạp và dài hạn. 

Khi hiểu định nghĩa RFI trong xây dựng là gì, tiếp theo mời bạn tham khảo mẫu chi tiết về quy trình xử lý RFI trong ngành xây dựng 

Bước 1: Chuẩn bị và gửi RFI từ nhà thầu phụ đến nhà thầu chính

• Xác định vấn đề: Nhà thầu phụ phát hiện một điểm chưa rõ ràng hoặc thiếu thông tin trong bản vẽ, thông số kỹ thuật hoặc các điều kiện hợp đồng.
• Soạn nội dung RFI: Nhà thầu phụ viết RFI, trong đó trình bày rõ ràng:

• Gửi RFI: Nhà thầu phụ gửi RFI này đến nhà thầu chính theo kênh liên lạc và biểu mẫu đã được quy định (có thể là phần mềm quản lý RFI, email chính thức, hoặc cổng thông tin dự án).

Bước 2: Xem xét và xử lý RFI từ phía nhà thầu chính

• Tiếp nhận RFI: Nhà thầu chính xác nhận đã nhận được RFI từ nhà thầu phụ.
• Phân loại và phân công: Nhà thầu chính chuyển RFI đến bộ phận hoặc cá nhân chịu trách nhiệm (có thể là phòng kỹ thuật, quản lý thiết kế, hoặc người phụ trách chất lượng).
• Kiểm tra tính chính xác và đầy đủ: Nhà thầu chính xem xét lại nội dung RFI, xác minh tính hợp lý và chính xác của vấn đề nêu ra và bổ sung dữ liệu nếu cần.

Bước 3: Chuyển RFI cho tư vấn thiết kế, đơn vị giám sát hoặc chủ đầu tư (nếu cần)

• Nếu nhà thầu chính không thể tự giải quyết vấn đề, họ sẽ chuyển RFI lên đơn vị tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát hoặc chủ đầu tư để xin hướng dẫn.
• Cung cấp đầy đủ thông tin liên quan: Nhà thầu chính kèm theo bản vẽ, bản ghi chú, hoặc hồ sơ liên quan để đơn vị giải đáp có đầy đủ thông tin.

Bước 4: Đơn vị tư vấn, thiết kế hoặc chủ đầu tư phân tích và phản hồi

• Xem xét RFI: Đơn vị tư vấn hoặc chủ đầu tư xem xét các yêu cầu, so sánh với hồ sơ thiết kế, hợp đồng, quy định và tiêu chuẩn.
• Soạn trả lời RFI: Dựa trên thông tin sẵn có, họ đưa ra câu trả lời cụ thể: Cung cấp giải thích rõ ràng về vấn đề; Điều chỉnh, sửa đổi hoặc bổ sung bản vẽ, chi tiết kỹ thuật nếu cần; Đưa ra chỉ dẫn thi công hoặc giải pháp thay thế nếu vấn đề kỹ thuật không thể giải quyết bằng cách giải thích đơn thuần.
• Phê duyệt và gửi phản hồi: Sau khi có câu trả lời chính thức, phản hồi RFI được gửi ngược lại cho nhà thầu chính.

Bước 5: Nhà thầu chính xem xét phản hồi RFI và truyền đạt đến nhà thầu phụ

• Nhận phản hồi: Nhà thầu chính tiếp nhận trả lời từ đơn vị tư vấn/ chủ đầu tư.
• Đánh giá và kiểm tra tính phù hợp: Nhà thầu chính xác minh xem phản hồi đã giải đáp đầy đủ và phù hợp với thực tế thi công chưa.
• Cập nhật hồ sơ và quy trình thi công: Nếu câu trả lời yêu cầu điều chỉnh thi công, bản vẽ, hoặc phương án làm việc, nhà thầu chính cập nhật và truyền đạt cho nhà thầu phụ.

Bước 6: Nhà thầu phụ tiếp nhận và áp dụng thông tin

• Xem xét câu trả lời: Nhà thầu phụ nhận phản hồi RFI từ nhà thầu chính.
• Áp dụng vào thi công: Dựa trên câu trả lời, nhà thầu phụ thực hiện điều chỉnh, cập nhật phương pháp thi công hoặc tuân thủ tiêu chuẩn mới được làm rõ.
• Lưu trữ và ghi chép: Lưu lại toàn bộ quá trình RFI, bao gồm câu hỏi, trả lời và các thay đổi phát sinh, để phục vụ công tác quản lý chất lượng và kiểm soát tài liệu.

Bước 7: Kiểm tra và xác nhận hoàn tất

• Theo dõi tiến độ: Nhà thầu chính và nhà thầu phụ theo dõi việc thực hiện các thay đổi (nếu có) và xác nhận vấn đề đã được giải quyết.
• Kết thúc quy trình RFI: Khi vấn đề đã được làm rõ và không còn ảnh hưởng đến tiến độ hoặc chất lượng công việc, RFI được xem là hoàn tất. Kết quả RFI được lưu trữ, đính kèm vào hồ sơ dự án, đồng thời các thay đổi được cập nhật vào bản vẽ, bản mô tả kỹ thuật nếu cần, tạo thành nền tảng thông tin thống nhất cho tất cả các bên.

Những bước trên giúp đảm bảo quá trình RFI diễn ra minh bạch, thông suốt và chính xác, giúp tất cả các bên liên quan có đầy đủ thông tin cần thiết để tiếp tục thi công một cách hiệu quả.